COMPTE RENDU

Conseil d'Administration du 18 avril 2019

 

Préparation de la séance par le bureau dès 16Heures 30 avec la participation de Michel Testard pour la transmission des dossiers, et des différentes informations pour la gestion du site, des cotisations et autre. Une réunion supplémentaire avec notre nouveau trésorier (Gérard Pouech) et trésorier-adjoint (Yvan Rouzès) est à prévoir. Des premiers échanges du bureau nouvellement élus ont permis d'évoquer l'avenir notamment pour dynamiser notre association, abonder notre fichier et le nombre de cotisants. Il s'agit de trouver le meilleur moyen pour mieux communiquer avec nos anciens, récupérer des adresses mails, augmenter notre audience et augmenter ainsi le nombre de cotisants. Proposé par Gérard Laurens, des nominations d'anciens « référents » ont été évoquées (voir ci-dessous).

 

Le conseil d'administration proprement dit a débuté à 18 H 15

17 membres présents sur 21 (Et 3 absents excusés : Calmettes Olivier, Latger Nathalie, Robert Frédéric).

 

Points évoqués selon ordre du jour :

 

- Concernant l’Association et le sens de son engagement, son rôle, Gérard Vignals nouveau président a relu les buts de notre association en les énonçant tel que cités dans les statuts datant de novembre 1968. Ce rappel des statuts et des références juridiques inhérents à la loi 1901, ont permis une discussion laissant apparaître qu'ils suffisent tel quels aux activités à poursuivre, mais aussi à des activités nouvelles à développer ou à créer.

 

- Membres actifs : Le nombre de cotisations est plutôt en baisse, depuis l'abandon des envois papier postaux systématiques (coût trop élevé – essentiellement le coût postal) et du développement de la communication par courriel. Il nous manque notamment trop d'adresses mail, et naturellement comme cela a été évoqué, il faut davantage d'anciens référencés, et deuxièmement les motiver, en créant des événements, même ponctuels et/ou mieux communiquer (voir ci-dessous).

Même si le paiement par chèque et par courrier adressé à l'Amicale à l'adresse du lycée reste toujours en cours et parfaitement valide, le paiement par carte bancaire est possible, facile et à privilégier à allant sur le site de l'Amicale à l'adresse www.anciens-ondes-auzeville.com et en suivant l'item FORMULAIRES et Paiement par CB (via un site « cotizasso » spécialisé).

A l'issue du paiement, pour les nouveaux cotisants, l'inscription en tant que « membre actif » est validée. Elle permet alors d'accéder à toutes les rubriques du site.

 

- Gérer au mieux le fichier des anciens: La gestion du site et l'actualisation des membres actifs a été évoquée. Jusqu'à ce jour le président (Michel Testard, qui a traité et suivi cette gestion) et le secrétaire (Gérard Vignals) étaient administrateurs du site. Ils avaient à ce titre, en plus de faire vivre celui-ci avec le dépôt des informations et événements à signaler, l'accès à la validation de l'ancien élève devenu «membre actif», c'est à dire ayant cotisé. Pour l'avenir proposition est faite de mettre comme administrateur le président (G. Vignals), le secrétaire (D. Lafage) et le trésorier (G. Pouech), ce dernier notamment pour l'accès au paiement effectif des cotisations par CB, et pour le suivi des encaissements de cotisations.

Quant au fichier historique des anciens, abondé tous les ans par les nouveaux entrants, de droit (les nouvelles promotions, intégrés jusqu'à ce jour par Michel Testard), sortants du Lycée. Ce travail se fait à partir des listes et adresses mails connues, fournies par le Lycée. Ce fichier informatique créé dès les années 80 sous «access», a été assez difficile à faire évoluer en raison de la protection (code non connu) que son concepteur avait fait  et nous l'avons perdu de vue. Ce point est un élément à régler dans l'avenir (trouver le professionnel capable de «déverrouiller celui-ci» ou tout transférer sous «Excel» - à voir), et mieux encore à imaginer, pour une meilleure efficacité, coupler ce fichier avec celui lié au site et adresses mail référencées sur celui-ci. Si certains d'entre vous ont des idées...

 

- Revivifier la vie de l'Amicale, remotiver nos anciens, élargir la base des cotisants : Pour remédier à la baisse des cotisations, comme proposé par Gérard Laurens, et après large discussion, il a été acté de mettre en place des leaders de promotion, voire des «têtes de réseaux» dans les départements qui le nécessitent comme l'a souligné Didier Lafage. Et pour cela d'abord placer chacun d'entre nous membres du CA comme super référent (ou « chercheur de référents » ou « animateur de référents »), qui vont s'attacher à trouver les référents de promotion, capable de retrouver et motiver leurs camarades. C'est ainsi qu'a été actée une prochaine réunion l'après-midi du 20 juin prochain pour faire le point sur cette recherche de référents de promotion.

 

Dans nos discussions très fructueuses, plusieurs autres points ont été relevés. Et notamment Sébastien Albouy et Jérôme Bourragne ont relevé que l'Amicale des Anciens était trop méconnue par les jeunes sortis récemment, et par les cohortes des diplômés qui sortent tous les ans, et notamment par les niveau Bac qui quittent le lycée dès ce niveau. Il faut tenter de remédier à cela.

 

En ce sens des propositions ont été faites :

 

- Passer dans les classes pour signaler notre association. Même si notre présence était bien matérialisée comme le dit Michel Testard avec la participation à des événements du Lycée (comme journées Portes Ouvertes, Remise des diplômes, journées métiers, plus récemment avec la participation au cinquantenaire, etc.) cette communication en fin d'année va être mise en œuvre. Il s'agira de présenter l'Amicale et son rôle aux classes sortantes.

 

- Créer des événements : Pour Pierre Bangi, une meilleure connaissance de notre Amicale passe aussi par la création d’événements plus réguliers, par exemple sur le thème de pratiques alternatives, innovantes liées à notre secteur, et/ou concernant l'un de nos anciens (ou non), organisés par l'Amicale ou encore à partir d'un événement existant auquel des représentants de l'Amicale vont participer, et sur lesquels il faut ensuite communiquer. Imaginer des rencontres dans les départements en organisant des visites de terrain ou des réunions thématiques comme le suggère Didier est une autre idée intéressante. Gérard Vignals a laissé la porte ouverte aux candidats porteurs d'un événement à créer ! Et après discussion, il est acté de prévoir notre présence à INNOVAGRI le jeudi 5 septembre et de matérialiser cela par un apéritif pris sur le stand de la chambre d'agriculture de la Hte Garonne pour tous les anciens élèves qui y seront présents. Nous ferons le moment venu un message en ce sens.

 

- Mieux communiquer : Notre site internet www.anciens-ondes-auzeville.com s'est progressivement établi, il est de plus en plus visité et il est de mieux en mieux actualisé. Une page « Facebook » spécifique a été créée, il y a deux ou trois ans par Gérard pour annoncer les AG et elle a été utilisée notamment pour faire la promotion du Cinquantenaire. De nombreux anciens s'y manifestent déjà. Il s'agit de développer ces deux moyens de communications complémentaires. Il reste à mieux les faire vivre, à y annoncer des événements existants où des anciens participent et/ou inviter nos anciens à en créer et à communiquer via cet outil. Plus initié que votre président, notre nouveau vice-président Pierre Bangi se propose de faire vivre cette page Facebook, en devenant l'administrateur référent. Il est souligné aussi qu'il serait opportun de communiquer sur le lycée (Affiches, tableau numérique du lycée), et vice versa (Insérer sur notre site le bulletin de la « Cité des Sciences Vertes). Quand aux infos de notre site Gérard et Didier seront chargés de le renseigner sur les événements concernant l'association et les Lycées (Ondes et Auzeville). En un mot faire vivre le site. N'hésitez pas à nous faire connaître des événements que vous créez, ou ceux auxquels vous allez participer.

 

L'objectif final de tout ce qui vient d'être proposé est bien de nous faire mieux connaître, d'augmenter notre audience et d'augmenter aussi le nombre d'adhérents actifs, donc cotisants, cette source financière étant essentielle pour exister et développer nos activités.

 

- Les dates à venir importantes et à retenir.

 

- Une prochaine réunion de travail est donc prévue le Jeudi 20 Juin prochain dans l'après-midi à partir de 15 Heures au Lycée. Tous les membres du CA, voire des anciens conviés par ces derniers sont invités et conviés à trouver et proposer des leaders référents pour chacune des promos qu'ils se proposent de contacter (la leur bien sûr mais aussi celle des années de sortie précédente(s) et/ou postérieure(s)). Membre du CA, nous allons donc vous envoyer, avant le 20 juin « de la matière » à savoir les listes de ces classes et années de sortie à partir du fichier existant. Toujours incomplètes, il vous est aussi demander de les compléter du mieux possible (adresse mail en particulier) . A vous de conduire ce travail de connexion avec ces promos, de trouver, de motiver le bon référent. Membres du CA, vous êtes donc des « super référents », au sommet de cette petite pyramide que nous souhaitons créer. L'objectif final est bien de déterminer les leaders de promotion, et d'augmenter le nombre de participants actifs à nos événements futurs comme l'AG annuelle, et le nombre de cotisants. Pour cette année, il serait efficient de cibler pour ce travail d'actualisation les années de sortie se terminant par 9 ( à l'occasion de l'AG invitation par décades, base 9 pour AG 2019 suivant l'idée proposée par Fabienne Souliès) et déjà mis en œuvre par notre ami Guy Sérès en d'autres lieux. Mais tous les référents détectés et obtenus seront les bienvenus!

 

- La date essentielle où pourra se matérialiser cette recrudescence de nos membres actifs, donc cotisants, est bien l'AG et ses agapes annuelles qui auront lieu (comme les années précédentes le deuxième samedi d'octobre – hors Cinquantenaire exceptionnel) soit le Samedi midi 12 octobre prochain ; Date à cocher sur son agenda dès maintenant ! Nous allons aussi penser à prévoir des thèmes pour l'après-midi. Et comme l'a proposé Sébastien, nous inviterons à participer les classes sortantes au repas de notre Assemblée Générale annuelle.

 

- Autres points examinés lors du CA

 

- Nouveau voyage à organiser (INDE) : proposition de voyage de notre ami Bernard Ressejac. Comme vous avez pu le découvrir sur le site qu'un voyage a été organisé en janvier dernier en Afrique du Sud sous l'égide de l'Association (Voir compte rendu et photos sur le site www.anciens-ondes-auzeville.com). Cette expérience réussie, le CA a décidé de la renouveler en 2020, en janvier semble-t-il, mais la date précise reste à déterminer. Cette idée a donc été actée. Sa mise en œuvre est confiée à notre ami Bernard Ressejac qui recevra les inscriptions.

Le projet à ce jour est un voyage en Inde en janvier 2020

. (Voir sur le site un flyers de mise en appétit! www.anciens-ondes-auzeville.com ).

 

- Détermination des représentants au Conseil d'Administration de nos deux écoles : ont été désignés pour représenter l'Association des Anciens élèves au CA

* à Auzeville

Titulaire : Gérard Vignals Suppléant : Pierre Bangi

* à Ondes

Titulaire : Gérard Vignals Suppléant : Gérard Pouech

 

Le conseil d'administration s'est clôturé à 20 H 15 – Place à la collation-on peut dire le repas- que nous avait concoctée Emilie – Merci Emilie

 

Didier Lafage et Gérard Vignals